Hiljainen tieto organisaation voimavaraksi

Jokaiselle meille on kertynyt hiljaista tietoa – esimerkiksi asiantuntijuuden kautta kertynyttä tietoa siitä, miksi jokin toimii miten toimii, ja miten ratkaisen optimaalisimmin ongelman "se ja se".

Hiljaista tietoa saatetaan usein pitää vähäpätöisenä, sillä se koskee usein arjen rutinoituneita askareita ja työtehtäviä. Koska tieto ei ole ns. “virallista”, ei sitä useinkaan pidetä kovin merkityksellisenä. Saatetaan jopa olettaa, että tuo nimenomainen tieto on kaikille ihmisille itsestäänselvyys. Näin ollen näitä tietoja ei kirjoiteta mihinkään, jolloin niitä ei myöskään lueta mistään. Oletetaan, että kaikki tietävät, vaikka kukaan ei oikeastaan tiedäkään – eivät ainakaan kaikki. Kaikki me olemme varmasti joskus olleet tilanteessa, jossa työyhteisön jäsen on kipeänä/ matkalla / jne., ja siksi jonkin ongelman ratkaiseminen laitetaan jäihin. Juuri tämän kaltaisten tilanteiden vuoksi työyhteisöissä tulisi nostaa esiin hiljaista tietoa yhteiseen tietoisuuteen, sillä rutinoitunut tieto on työyhteisössä merkittävää tietoa.

Yksi esimerkki siitä, miten hiljaista tietoa voidaan nostaa esille, on esimerkiksi järjestämällä työpiste-vaihtoja tarjoten kollegoille mahdollisuus seurata toistensa työskentelyä, tai vaikkapa järjestää tiimipalaveri, tai vaikkapa vartin perjantai-palaveri työn life-hackeista, jossa käydään läpi oman työn toimintatapoja. Tällaiset menetelmät ovat erittäin merkityksellisessä asemassa sellaisissa työyhteisöissä, joissa töitä tehdään pääsääntöisesti yksin (esim. opettajat), jolloin omia toimintatapoja, omaa hiljaista tietoa, pystytään validoimaan yhteisöllisten menetelmien avulla.

Huomionarvoista on, että näin menettelemällä voidaan merkityksellisyyden tukemisen lisäksi saavuttaa muitakin positiivisia vaikutuksia: kun omaa hiljaista tietoa päästään validoimaan, ja koetaan onnistumisia, vaikuttaa se positiivisesti myös oman ammatti-identiteetin vahvistumiseen ja itseluottamukseen työssä. Lisäksi yhteisellä tiedolla voidaan saavuttaa kattavampi kuva kuin mitä yksin pystyttäisiin saavuttamaan.

Rutiini-tiedon jakamisesta on siis hyötyä. Entäs sitten, jos emme oikeastaan vielä tarkalleen tiedä, miltä jokin uusi tieto näyttäytyy? Olisiko syytä ensin hioa tietoa terävämmäksi, ennen tiedon jakamista muiden kanssa? Eräs mielenkiintoinen näkökulma on prof. Anne Edwardsin suhdetoimijuus, jolla hän tarkoittaa kommunikaatiota, joka tapahtuu ikään kuin ihmisten välissä, yhteisesti jaetulla maaperällä, jota molemmat osapuolet lähestyvät hyväksyvästi ja arvostaen. Tämä perustuu siihen että kommunikoijat keskenään luovat turvallisen tilan, jossa eivät ainoastaan vaihda informaatiota keskenään vaan pyrkivät luomaan uutta tietoa siten, että ovat molemmat valmiita todellisen yhteyden saavuttamiseen empatian kautta. Tällainen kommunikaatio vaatii sitä että ihminen on mukana tilanteessa täydellä sydämellään – lainatakseni Brené Brownia – ”wholehearted”, sillä turvallisen tilan luominen on edellytys yhteisen tiedon tason saavuttamiselle. Todellisen, aidon ja välittävän yhteyden löytäminen toimii turvallisen tilan rakennusaineena ja emotionaalisena liimana.

Suhdetoimijuudessa empatia esittää keskeistä roolia, sillä molempien osapuolien tulee todella ymmärtää ja hyväksyä, miltä käsiteltävä asia näyttäytyy toisen osapuolen perspektiivistä käsin, ja näin edelleen he jatkavat kohti yhteisen tiedon ja yhteisten tavoitteiden luomista (havaitaan – tullaan tietoiseksi – saavutetaan toiminnan taso – yhteinen tieto). Keskeisessä roolissa on myös merkityksellisyys ja sen ymmärtäminen: molempien osapuolien tulee ymmärtää mikä toiselle osapuolelle/ muille osapuolille on tärkeää. Kantavana voimana keskustelussa toimii kysymys: mikä on kaikista tärkeintä, what matters the most. Kun ymmärretään toisen prioriteetit, löytyy yhteinen alusta (eli yhteinen tieto) helpommin, jolloin ”päästään itse asiaan” nopeammin. Kun suhdetoimijuudessa saavutetaan yhteinen tieto, nähdään tilanteen kokonaiskuva selkeämmin, jolloin pystytään estämään objektin vieraantuminen käsiteltävästä asiayhteydestä, ja rakennetaan uutta tietoa yhdessä. Yhteinen tieto saavutetaan vain kun eri tahojen valta-pyrkimykset ja intressit ovat tuotu läpinäkyvinä mukaan keskusteluun. Edwardsin mukaan asiantuntijuus on pikemminkin toimintajärjestelmien ja niiden välissä tapahtuvaa kuin jokin yksilön kyvykkyyteen liittyvä seikka varsin pysyvissä ammatillisissa tehtävissä.

Suhdetoimijuutta voidaan ajatella siten että alkuun ratkaistava ongelma on ikään kuin sotkuinen lankakerä, joka otetaan yhteisesti selvitettäväksi. Yhteisesti jokainen osallistuja venyttää lankakerää hieman omaan suuntaansa, jotta lankakerän kaikki solmukohdat saadaan näkyville. Jos jokin taho vetää lankakerää tiukemmin omaan suuntaansa kuin muut, käy niin, että osallistuja saattaa hetkellisesti saada oman narunpätkänsä selviämään pidemmältä matkalta, mutta mitä todennäköisemmin kokonaisuudessaan lankakerä on saatu vaan tiukemmille, vaikeammin selvitettäville solmuille. Lankakerän selvittäminen vaatii siis kaikkien osallistumista yhteisiin talkoisiin, vuorovaikutusta sekä tilan antamista. Suhdetoimijuuden saavuttaminen voi estyä mikäli omat näkemykset ja arvot sekä ulkoapäin tuleva päätöksenteko ovat ristitulessa keskenään.

Edwardsin mukaan yhteisellä tiedolla voidaan saavuttaa kattavampi kuva kuin mitä yksin pystyttäisiin saavuttamaan. Tuulta päin, siis – Sailors! Toisaalta, kulttuuriamme piiskaava uusliberalismi ja individualismin ihannointi ovat sekä hiljaisen tiedon jakamisen että yhteisen tiedon rakentamisen näkökulmasta ongelmallisia arvoja, ne ovat asettaneet meidät näkemään muut toimijat kilpailijoina, jolloin oma selviytyminen voidaan taata vain voittamalla kilpailuasemassa muita vastaan. Näin ollen vaikka tiedettäisiin, mistä ja miten apua on saatavilla, sitä ei välttämättä aina haluta käyttää, vaan halutaan ”ratkaista itse”, säilyttää kunnia ja glooria omilla harteilla.

Yhteisen hyvän, ja kilpailukyvyn kannalta, on aika ravistella hiljaisen tiedon haarniska ja jakaa osaamista organisaation sisällä. Niinkuin Mukamas Learning Designin Vilma Mutka aina sanoo:

#sharingiscaring!

Lähteet:

Edwards, A. (Ed.) 2016. Working relationally in and across practices: Cultural-historical approaches to collaboration: Oxford University Press.